Dominando os contratos de frete marítimo: um Guia do Expedidor para a temporada de contratações

A temporada anual de contratação de frete marítimo é um período crítico para expedidores. É uma época de negociações intensas e planejamento estratégico. Com as tarifas de mercado flutuantes, estratégias de transporte em evolução e o aumento das demandas de regulamentação, navegar nesse cenário complexo pode ser intimidador.

Este guia oferece as principais estratégias para capacitar as transportadoras com o conhecimento e as ferramentas que ajudam a se preparar e obter negociações de contratação bem-sucedidas todos os anos.

O que é a temporada de contratos marítimos?

A temporada de contratos marítimos é um período crítico para expedidores, quando transportadoras e expedidores de frete negociam os contratos anuais de serviços de frete marítimo. Essas negociações normalmente ocorrem no primeiro trimestre de cada ano, com o pico de atividade de negociação concentrado em março e abril. Durante esse período, expedidores e transportadoras avaliam as condições de mercado, discutem estruturas tarifárias e finalizam os acordos de nível de serviço.

Porque a temporada de licitações é importante?

A temporada de contratos marítimos é fundamental para os expedidores, pois afeta diretamente os custos de cadeia de fornecimento e a eficiência operacional deles. Ao garantir contratos favoráveis, os expedidores podem reduzir o risco de flutuações nas tarifas à vista, garantir níveis de serviço confiáveis e otimizar as estratégias gerais de logística. A negociação eficaz e o planejamento estratégico durante esse período são essenciais para obter uma vantagem competitiva no mercado global.

Cinco estratégias para garantir contratos de frete marítimos ideais durante a temporada de licitações

1. Entenda seu perfil exclusivo de envio

Para navegar as complexidades da temporada de licitações de frete marítimo com eficiência, é essencial ter um entendimento profundo do seu perfil de envio específico. Leve em consideração os seguintes fatores:

Identifique o volume e a frequência de envio

Avalie quanto e com que frequência a sua empresa precisa fazer envios. Essa informação o ajudará a identificar possíveis economias de escala para negociar tarifas mais favoráveis.

Analise o uso da rota de comércio

Saiba quais rotas de comércio você utiliza para entender os fatores específicos que impactam cada uma delas, desde a dinâmica de mercado e concorrência entre transportadoras ao congestionamento do porto. Isso permitirá que você adapte sua estratégia de negociação para cada rota de comércio.

Entenda as características da sua carga

O tipo de carga que você transporta também podem impactar as condições do seu contrato. O transporte de perecíveis, produtos perigosos, itens grandes e outros produtos que exijam manuseio especial pode significar custos adicionais de seguro e taxas portuárias. Conhecer as necessidades específicas da sua carga o ajudará a selecionar a transportadora e o nível de serviço mais adequados, mantendo seu orçamento sob controle. 

2. Realize pesquisas e análises de mercado extensas

Para ajudá-lo a manter tarifas competitivas, realize uma análise de mercado das suas tarifas negociadas em comparação com as tarifas de frete marítimo do mercado. Uma análise bem-sucedida combina dados em tempo real, análise histórica e inteligência competitiva para ajudá-lo a tomar decisões mais informadas.

Analise tendências históricas

Estude as tendências históricas das tarifas para entender as flutuações sazonais, os padrões cíclicos e a dinâmica do mercado em longo prazo. 

Monitore as tarifas em tempo real

Mantenha-se atualizado sobre as tendências atuais do mercado acompanhando as tarifas de frete marítimo em tempo real. Utilize fontes de dados e ferramentas confiáveis para obter insights sobre flutuação de tarifas, disponibilidade de capacidade e estratégias de preço da transportadora. 

Compare suas tarifas

Use as informações em tempo real para comparar suas tarifas negociadas em comparação as tarifas vigentes no mercado e avalie a competitividade delas. Identifique as áreas onde você pode ter oportunidade de negociar termos melhores. 

Realize pesquisas sobre a concorrência

Se possível, reúna informações sobre as tarifas e estratégia dos seus concorrentes. Essa inteligência pode fornecer insights valiosos sobre as normas do setor e ajudá-lo a se posicionar de forma eficaz durante as negociações.

3. Examine cuidadosamente os termos e condições

Os termos e condições do seu contrato de frete marítimo são essenciais na determinação dos custos gerais de envio e da qualidade do serviço. Ao negociar seu contrato, preste muita atenção aos seguintes fatores, com o objetivo de proteger seus interesses e garantir um contrato alinhado com seus objetivos comerciais.

Determine a extensão do contrato

Contratos de curto prazo oferecem mais flexibilidade para ajustar as tarifas com mais frequência. Porém, eles também podem levar a um serviço inconsistente, especialmente durante as temporadas de pico das remessas. Contratos de longo prazo são mais comuns e fornecem grande estabilidade, bem como possíveis vantagens tarifárias durante os períodos de alta demanda. No entanto, eles podem ser difíceis de manter durante os períodos de volatilidade das tarifas.

Defina contratos de nível de serviço (SLAs)

Defina com clareza as expectativas de serviço, os tempos de trânsito, a disponibilidade de equipamento e o manuseio da carga. Inclua métricas de desempenho e penalidades específicas por não conformidade para ter garantia da responsabilidade da transportadora. 

Analise os termos de renegociação

Certifique-se de analisar as opções de renovação e negocie termos mais flexíveis que permitam que você faça ajustes no contrato de acordo com as alterações de mercado. 

4. Mitigue riscos

Para proteger suas embarques e minimizar possíveis perdas, é essencial implementar estratégias robustas de mitigação de riscos durante o processo de licitação. 

Realize planos de contingência

Desenvolva planos de contingência abrangentes para lidar com possíveis interrupções no mercado, como greves de trabalhadores, congestionamento portuário, desastres naturais ou eventos geopolíticos. Identifique rotas de envio, transportadoras e opções de armazenagem alternativas para manter a resiliência da cadeia de fornecimento.

Conheça suas opções de seguro de carga

Invista em um seguro de carga com cobertura abrangente para proteger melhor o valor de suas mercadorias contra perdas, danos e roubo. Certifique-se de que sua apólice cubra adequadamente o valor de seus produtos e inclua as exclusões e limitações adequadas. Incorpore cláusulas de força maior em seus contratos para atribuição de riscos e responsabilidades em caso de circunstâncias imprevistas e inevitáveis fora de seu controle.

Mantenha a conformidade regulatória

Mantenha-se informado sobre as regulamentações marítimas internacionais, incluindo a Convenção Internacional para a Salvaguarda da Vida Humana no Mar (SOLAS), um tratado marítimo que define os padrões mínimos de segurança para navios mercantes e o código IMDG, que afeta o manuseio de mercadorias perigosas, além dos Incoterms^®, as regras dos termos e condições comerciais. 

5. Domine a arte da negociação

Depois de concluir as etapas acima, prepare-se para as negociações. A negociação eficaz é uma habilidade essencial para garantir contratos favoráveis em frete marítimo. 

Planeje com antecedência

Embora a temporada tradicional de contratos seja de março a abril, o planejamento já pode ser começado em janeiro a cada ano. Comece o planejamento das suas negociações de contrato com bastante antecedência, especialmente para produtos perecíveis, que devem ser negociados no mínimo quatro a seis meses antes da próxima temporada. Isso permite que você garanta a capacidade e negocie as tarifas ideais.

Aproveite os volumes de frete

Utilize seu volume da remessa para negociar tarifas e termos melhores. Volumes mais elevados podem gerar descontos significativos e serviços prioritários. 

Analise trabalhar com 3PL

Um 3PL pode consolidar envios para obter melhor poder de negociação. Ao aproveitar relacionamentos sólidos com as transportadoras e a experiência no setor, os 3PLs podem colaborar na garantia de tarifas e termos de contrato mais favoráveis, mesmo diante das mudanças nas condições do mercado.

Concentre-se no valor, não apenas no preço

Embora o preço seja importante, priorize a qualidade do serviço, a confiabilidade e a entrega no prazo. É possível que você tenha que fazer concessões para obter algumas coisas. Afinal, uma tarifa um pouco mais alta pode ser justificada se garantir que sua carga chegue ao destino a tempo. 

Crie relacionamentos fortes

As transportadoras e os 3PLs merecem confiança, transparência e respeito mútuo. Relacionamentos sólidos com base na comunicação clara podem gerar serviços prioritários, soluções flexíveis e oportunidades de economia de custos em longo prazo.

Melhoria contínua: a chave para a excelência no frete marítimo

À medida que o cenário de frete marítimo  evolui, é essencial manter uma abordagem proativa para o gerenciamento de contratos. Acompanhe as tendências do mercado, o desempenho da transportadora e as mudanças regulatórias durante todo o ano para confirmar que as normas estão sendo cumpridas. As condições do mercado podem mudar rapidamente. Se houver a possibilidade, considere renegociar os termos para se adaptar às mudanças na dinâmica do mercado. 

Lembre-se de que negociações de contrato bem-sucedidas exigem sinergia entre preço, qualidade e risco. Ter os dados certos e manter-se bem informado resultará em contratos de frete marítimo que atenderão melhor a todas as suas necessidades.

Entre em contato com um especialista da C.H. Robinson e veja como nossos serviços marítimos podem otimizar sua estratégia de cadeia de fornecimento, durante e depois da temporada de licitações.